¿Sigues imprimiendo? 7 pasos para decirle adiós al papel (y a las tareas repetitivas) en tu negocio
¿Todavía usas hojas para llevar pedidos, pasar reportes o recolectar firmas? La digitalización ya no es opcional: es la forma más efectiva de ahorrar tiempo, reducir errores, trabajar en equipo y liberar espacio físico y mental. En este artículo te contamos cómo dar el salto del papel al pixel en 7 pasos claros.
1. Evalúa tus procesos en papel
Haz una lista de todo lo que imprimes o llenas a mano:
Pedidos
Contratos
Formas de registro
Reportes diarios
Comprobantes, etc.
Esto te da claridad sobre qué digitalizar primero.
2. Usa tu celular como escáner
Ya no necesitas una máquina.
Con apps como Adobe Scan, Microsoft Lens o CamScanner puedes escanear documentos en segundos y convertirlos a PDF, listos para enviar o guardar.
3. Firma documentos sin imprimir
Con herramientas como:
DocuSign
HelloSign
FirmaGob (México)
Puedes firmar contratos o autorizaciones desde tu celular o computadora.
Legal, seguro y sin tinta.
4. Organiza todo en la nube
El papel se pierde. Los archivos digitales se respaldan.
Usa Google Drive, Dropbox o OneDrive para guardar documentos por carpetas, con acceso solo para quien lo necesite. Y olvídate de buscar entre montones de hojas.
5. Digitaliza tus formularios
¿Aún haces encuestas, registros o pedidos en papel?
Convierte tus formularios físicos en digitales con:
Google Forms (gratis y fácil)
Typeform (bonito y profesional)
Jotform (ideal para negocios)
Así puedes capturar datos, firmar, calcular totales y más… sin escribir a mano.
6. Deja de repetir tareas que una máquina puede hacer
¿Pasas datos a mano de un Excel a otro? ¿Copias información entre correos?
Con herramientas como Zapier o Make (antes Integromat) puedes automatizar tareas repetitivas:
Enviar correos automáticos al recibir un formulario
Guardar archivos nuevos en carpetas específicas
Actualizar bases de datos automáticamente
💡 Automatizar = más tiempo para lo importante.
7. Capacita a tu equipo para este cambio
El cambio digital no es solo de herramientas, sino de mentalidad.
Asegúrate de que tu equipo entienda el “por qué” y el “cómo” de cada herramienta.
Hazlo paso a paso. Primero una herramienta, luego otra.
Digitalizar es avanzar
Cambiar papel por procesos digitales no es solo modernizar:
es ahorrar tiempo, reducir errores, colaborar mejor y dejar de hacer trabajo manual que una app puede hacer por ti.
Empieza hoy: elige un solo proceso que te moleste y transfórmalo en digital.
Asegúrate de que tu equipo entienda el “por qué” y el “cómo” de cada herramienta.
Hazlo paso a paso. Primero una herramienta, luego otra.
¿Listo para dar el primer paso?
En Potencial-Mente360 te ayudamos a digitalizar tu negocio sin complicaciones.
Desde formularios, automatizaciones, hasta plataformas completas a medida.
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